Archivo


El Archivo:

Permite tener constancia de la documentación con la que trabajamos y es necesario conversar dicha documentación por los siguientes motivos:

Porque lo exige la ley estableciendo un tiempo mínimo de conservación:

A las empresas: Les obliga el Código de Comércio y deben guardar toda la documentación.

A los particulares: La declaración de la renta, partida de nacimiento, escritura de la vivienda, contratos de suministros de agua, luz, etc.

Porque esos documentos son los justificantes de haber realizado una compra, venta, contrato, etc, sin los cuales no podrías demostrarlo.




Definición:

Tiene dos significados:

1.-Conjunto ordenado de documentos que una persona u organización crean cuando realizan una actividad.

2.-Lugar donde se guardan los documentos.

Finalidad:
        • Mantener ordenados todos los documentos.
        • Conservarlos adecuadamente.
        • Poderlos localizar con rapidez y precisión.
Tipos:

a) Según la frecuencia de utilización: 
  • Archivos activos: Recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
  • Semiactivos: Contienen documentos provenientes de archivos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
  • Inactivos: Alberga los documentos que ya no son útiles para la actividad diaria, pero que por razones legales o de consulta, deben conservarse permanentemente o hasta su destrucción. También se les conoce como históricos.
b) Según el lugar de emplazamiento: 
  • Centralizados: Los documentos de la organización se conservan en un mismo lugar y son consultados por distintos departamentos.
  • Descentralizados: Se encuentran en los distintos departamentos de la entidades.

Materiales que se utilizan:  

Carpetas
Sencillas
Cartulinas dobladas por la mitad. Son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, empresa o instituciones o referidos a un mismo tema.
Colgantes
Son carpetas sencillas que disponen de unos ganchos en los laterales para poder ser colgadas en unos soportes especiales para ellas.
Carpeta archivador
Con anillas o 
tipo A-Z
Disponen de unas anillas para sujetar los documentos a archivar.
De proyecto
Disponen de una solapa y unas gomas para que los documentos no se salgan.
De fuelle
En su interior están alojadas varias carpetas sencillas, unidas entre sí. Al abrir la carpeta se despliega como si fuese un acordeón.
Archivo definitivo
Cajas de cartón desmontables que contienen carpetas y documentos que no se consultan habitualmente.

























Mobiliario
Archivador
Mueble o caja que sirve para guardar documentos de modo ordenado y por separado.
Estanterías
De metal o madera en la que se colocan las carpetas o cajas de archivo.
Armario para carpetas colgantes
En lugar de estantes disponen de un sistema de raíles para colgar las carpetas.
Armario móvil
Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo.

















Sistemas de clasificación:

1.- Clasificación alfabética: Cuando un nombre está formado por varias palabras hay que establecer cuál es la palabra principal o palabra ordenatriz. Si coinciden por el primer apellido se ordenara por el segundo, pero si coinciden los dos apellidos se ordenaran por el nombre.

2.- Clasificación numérica: Los documentos toman con base de clasificación el sistema numérico.
  • Clasificación cronológica: Se toma como base la fecha de los documentos. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día. Se emplea para facturas, recibos, letras de cambio, etc. 
  • Clasificación Número consecutivo: Se les asigna a los documentos un número correlativo por orden de llegada y este número será el que se use para clasificarlos sin considerar ningún otro elemento.
3.- Clasificación alfanumérica: Se trata de una combinación de una o varias letras y de uno o varios números. Dependiendo de cómo se establezca el código deberemos tomar como referencia la primera parte del mismo para su ordenación.

Ejemplo:
Si es C-425: alfabéticamente
Si es 425-C: numérico

4.- Clasificación geográfica: El criterio de clasificación son los lugares geográficos asociados a los documentos. Este sistema lleva consigo varias clasificaciones sucesivas: país, región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, calle.

5.- Clasificación por materias: Se agrupa la documentación por temas o asuntos a que se refiere y luego se ordena siguiendo algún criterio de clasificación (alfabético, numérico, cronológico…).

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